La fonction finance, partie prenante des projets de digitalisation

Contrairement à certaines idées reçues, de nombreuses entreprises ont déjà engagé des projets de transformation digitale. Une démarche dans laquelle la fonction finance joue plus que jamais un rôle majeur.

La digitalisation au sens propre du terme signifie «transformation en flux informatique de tout élément physique (papier, PDF, mail)». Ce flux informatique une fois créé peut donc circuler plus vite et plus facilement entre des systèmes de gestion, de commande, de réception, etc. D’autres notions sont ensuite apparues, très souvent issues de l’économie de l’informatique, grande pourvoyeuse de nouvelles fonctionnalités, grande créatrice de nouveaux usages.

La digitalisation au service de la fonction finance

En effet, aujourd’hui cette notion s’ap­plique aussi pour une entreprise dans la relation avec ses partenaires. Elle consiste à «digitaliser» certaines tâches, certains flux pour les transférer vers les partenaires et les collaborateurs, si possible dans une relation gagnant-gagnant et ceci avec plus ou moins de puissance entre les secteurs du B-to-B et le B-to-C. «Par exemple, les portails « clients » sont maintenant, dans beaucoup de secteurs, le point d’entrée des réclamations, des situations clients, des demandes, explique Caroline Couesnon, associée Mazars Advese. Les portails « employés » permettent pour leur part aux collaborateurs de connaître en temps réel leur nombre de jours de congés ou de faire des demandes de formation. Avec les portails « fournisseurs », il est possible de répondre à des appels d’offres, de recevoir ses commandes, de déposer ses factures, de consulter l’avancement de ses règle­ments ou de traiter rapidement d’éventuels litiges. La digitalisation peut aussi intégrer des notions de réseaux sociaux et servir la fonction fmance pour, par exemple, déployer en son sein ses pratiques, ses communautés.»

La fonction finance au cœur des projets de digitalisation

Les directions financières ne sont pas en retard sur ce sujet. Elles doivent néanmoins bien en comprendre les enjeux, les usages ou encore la valeur de manière à débloquer ensuite les financements nécessaires aux projets menés en la matière par les direc­tions opérationnelles et à les accompagner dans la construction des business cases métier. «Il est également nécessaire qu’elles digitalisent autant que possible la finance dans une logique de performance, de qualité de service, de sécurisation des flux et de définition de nouveaux processus et modes de travail pour les collaborateurs de la filière, en relation avec les partenaires internes ou externes», poursuit Caroline Couesnon.

Un marché qui arrive à maturité

«Chez Mazars Advese, nous identifions à ce jour trois niveaux de maturité dans les entreprises et chez les fournisseurs de solu­tions : la dématérialisation des factures ; la digitalisation de l’ensemble des documents papier entrant ou sortant de l’entreprise avec les partenaires externes via l’échange de données informatiques (EDI) direc­tement entre les systèmes de gestion des entreprises (ERP) ; et enfm la digitalisation « as a service » qui consiste à simplifier et à automatiser davantage les usages et à tirer profit des opportunités apportées par une vision des processus étendue à l’ex­térieur de l’entreprise. La finance devient ainsi le fournisseur d’une solution digitale amenant de nouveaux services autour des flux ainsi digitalisés, précise Yann Guyomar, associé Mazars. Ainsi, sur le flux fournisseurs, des liens avec « les plate­formes bancaires » permettent l’émergence de dispositifs de financement comme la supply chain finance ou le dynamic discounting sur la base d’in­formations présentes dans le flux digitalisé et encore inexploitées par l’entreprise. Sur le flux clients, cela permet un accès en temps réel des clients à un certain nombre d’informations, l’usage de nouveaux indica­teurs de benchmark sur leur DSO ou encore l’ajuste., ment en quasi-temps réel de leurs assurances crédit.»

Les questions que la direction financière doit se poser

Pour un directeur financier, conjointement avec le directeur des systèmes d’information, ces projets nécessitent néanmoins de se poser préalablement plusieurs questions. Il doit s’assurer avant toute chose de respecter des éléments réglementaires, relatifs, par exemple, à la certification électronique. Il doit par ailleurs bien comprendre les services fournis, qu’ils proviennent du modèle «canal historique» (à savoir de la dématérialisation papier) ou du modèle «canal plateforme de marché» (à savoir des réseaux, des fournisseurs d’EDI). Il lui faut également comprendre les différents modèles économiques. En effet, le canal historique facture à l’acte de dématérialisation entrante ou sortante de manière identique. Le canal plateforme de marché facture différemment selon les flux, à l’activation des fournisseurs et des clients. Il convient également d’approfondir la sécurité des flux, de définir la place des processus de valida­tion, de contrôle et d’approbation, enrichissements qui étaient naturellement présents dans l’ERP et qui peuvent se trouver dans ces nouvelles solutions.
Enfin, les directions financières vont devoir redes­siner la contribution des équipes comptables dont le métier va évoluer. «Comme pour d’autres sujets tels que la robotisation demain, et la mise en place des ERP hier, on va demander aux comptables d’aller vers la compréhension des flux digitaux, des interactions entre outils, des risques et des contrôles à mettre en place pour garantir l’intégrité des flux, des données, etc., souligne Yann Guyomar. Ce mouvement d’évo­lution des compétences et des postures est le sujet que doit adresser le directeur financier avec le directeur des ressources humaines pour que ces projets de digi­talisation soient vus comme de vraies opportunités d’évolution de la filière et des métiers.»
Ainsi, parler de digitalisation c’est s’intégrer dans un phénomène dépassant largement les frontières de l’entreprise et impliquant fortement son écosystème. Le changement de paradigme porté par la digitalisa­tion impacte déjà le binôme DAF et DSI et cela va en­core s’accélérer considérablement. Pour bénéficier des aubaines de ce changement de paradigme numérique, nous pensons que la posture à adopter par le DAF et le DSI est d’intégrer le digital dans chaque projet engagé et à venir !

Auteur : Caroline Couesnon – Associé Mazars / Yann Guyomar, Associé Mazars